Requisitos Generales. Artículos
20 y 21 del Reglamento a la Ley de Asociaciones.
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1.
Tendrá como máximo 200 hojas, las
mismas tienen que ser hojas sueltas únicamente, cuando los avances
tecnológicos lo permitan dichos libros podrán ser en formato digital.
2.
Las Hojas Sueltas deben llevar
impreso en forma de membrete: el nombre de la Asociación, su número de
cédula jurídica, nombre al tipo de libro que pertenece (Actas de Asamblea
General, Actas de Órgano Directivo, Registro de Asociados, Diario, Mayor,
Inventario y Balance) y número de tomo. Asimismo, todos los libros deberán
venir foliados de manera consecutiva.
3.
Las hojas sueltas Pueden ser tamaño
carta u oficio y deberán presentarse unidas con algún tipo de empaste o
amarre.
4.
En el caso de solicitud de reposición
(conclusión, deterioro o extravió) puede ser presentado por cualquier
persona, en el caso de la solicitud por primera vez el mismo deberá ser
solicitado por el Representante legal de la Asociación únicamente, en ambos
casos deberán presentar su documento de identificación vigente y en buen
estado.
5.
Todas las solicitudes deberán ser
autenticadas por Abogado o Notario Público, en el caso de este último deberá
ajustarse al Artículo 111 del Código Notarial y lo referente al uso de
dispositivos de seguridad del notario estipulado por la Dirección Nacional
de Notariado, sin embargo, en el caso de que el que este facultado para
suscribir la solicitud se presente a realizar el trámite, la firma de las
persona o personas podrá ser cotejada por el funcionario en ventanilla.
6.
Una vez legalizados los libros,
estos serán entregados únicamente al Secretario y al Tesorero
de la Asociación, el primero (secretario) está facultado a retirar
únicamente los libros legales (Actas de Asamblea General), y el segundo
(Tesorero) está facultado al retiro de los libros contables (Diario, Mayor
e Inventario y Balance), en ambos casos estos se encuentran facultados para
otorgar poder especial conforme al Artículo 1256 del Código Civil
(escritura pública), este poder deberá ser otorgado en la calidad
del cargo que ostentan y necesariamente deberán tener su nombramiento
inscrito y vigente, en
dicho poder deberá ser única y exclusivamente para el retiro de los libros.
Lo anterior es aplicable a todos los casos de legalización.
7.
Con forme al artículo 23 del
Reglamento a la ley de Asociaciones, las solicitudes que se encuentren
defectuosas pasado el plazo de un año serán destruidos, en el caso de los
libros que hayan sido debidamente legalizados y no han sido retirados se
procederá con su destrucción 90 días naturales después de su legalización.
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Legalización de Libros por
Primera Vez. (Art. 22 del Reglamento a la Ley de Asociaciones).
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Además
de los requisitos generales deben cumplir con los siguientes requisitos:
1.
Presentarse
el Representante legal o apoderado de la Asociación a la Ventanilla del
Subproceso de Normalización Técnica, con su documento de identificación
vigente y en buen estado.
2.
Brindar
el Tomo y Asiento de la presentación en la que se tramita la inscripción de
la Asociación y su nombre.
3.
Manifestar
al funcionario en ventanilla mediante declaración Jurada que este tomará,
un correo electrónico valido para recibir notificaciones sobre el trámite
de legalización de los libros.
4.
Presentar
los libros que deben ser de hojas sueltas correspondientes a los 6 libros,
3 de legales y 3 contables que se legalizarán conjuntamente. Estos libros
deben cumplir con los requisitos estipulados en el artículo 21 del
Reglamento a la Ley de Asociaciones. Se exceptúa de los requisitos indicar
el nombre y número de cedula de la Asociación, lo anterior por encontrarse
en trámite de inscripción.
5.
Debe
dejar el primer folio de todos los libros en blanco, únicamente se permite
la transcripción del acta de constitución la cual debe realizarse a partir
del folio número 2 del Libro de Actas de Asamblea General, los restantes
libros deben venir limpios y sin ningún texto en ellos.
6.
El
costo de los timbres para la legalización de libros por primera vez, serán
cancelados junto con la constitución de la Asociación.
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Legalización de Libros por conclusión o por deterioro (Artículo 24 del
Reglamento a la Ley de Asociaciones).
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Además
de los requisitos generales debe cumplir con los siguientes requisitos:
1.
Solicitud
del Representante legal o apoderado de la Asociación, indicando las
calidades completas. En caso de ausencia del representante la solicitud
puede ser realizada por dos miembros de la junta directiva de la asociación
cuyo nombramiento se encuentre inscrito, indicando de manera expresa que
actúan en ausencia de este.
2.
Indicar
en la solicitud, nombre y número de cedula de la Asociación, nombre y
número de libro tanto el que concluye como del que solicita y motivo de la
legalización (en este caso por conclusión o deterioro).
3.
Debe
aportar el libro que concluye o el deteriorado, dejando el ultimo folio en
blanco para proceder con el cierre por parte del funcionario del Registro
Nacional.
4.
Aportar
el nuevo libro cumpliendo con los requisitos del Artículo 21 del Reglamento
a la Ley de Asociaciones.
5.
Cuando
la legalización de los nuevos libros se trate de libros contables, además de
lo anterior, deberá aportar una Certificación de Contador Público
Autorizado, en la cual se certifique de manera clara que los registros
Contables se encuentran al día conforme a lo estipulado en el Código de
Normas y Procedimientos Tributario (los registros contables no pueden tener
un atraso mayor a los 6 meses, por lo que se debe indicar en la
certificación a que fecha se encuentra al día). En el caso de que los
libros contables no se encuentren al día, deberá aportarse una declaración
jurada por parte del presidente y tesorero indicando los motivos por los
cuales los registros contables no se encuentran al día.
6.
Cancelar
los derechos correspondientes.
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Legalización de libros por
extravió o sustracción. Artículo 26 del Reglamento a la Ley de
Asociaciones.
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Además
de los requisitos generales debe cumplir con los siguientes requisitos:
1.
Solicitud
del Representante legal o apoderado de la Asociación, indicando las
calidades completas de este. En caso de ausencia del representante la
solicitud puede ser realizada por dos miembros de la junta directiva de la
asociación cuyo nombramiento se encuentre inscrito, indicando de manera
expresa que actúan en ausencia de este.
2.
Indicar
en la solicitud, nombre y número de cedula de la Asociación, nombre y
número de libro extraviado.
3.
Publicar
por una vez un aviso en el Diario Oficial La Gaceta o en un diario de
circulación nacional, impreso o digital, el aviso del extravió o
sustracción de los libros, al fin de recibir objeciones ante el Registro de
Personas Jurídicas, en caso de la publicación del diario de circulación
nacional, debe aportarse la publicación original, caso contrario o que la
publicación sea en un diario digital, la misma deberá ser copia certificada
por Notario Público. El edicto debe contener al menos el nombre y número de
cedula de la asociación y el nombre y número de tomo del Libro extraviado.
El costo de la publicación correrá por cuenta del interesado.
4.
Cuando
la legalización libros se trate de libros contables, además de lo anterior,
deberá aportar una Certificación de Contador Público Autorizado, en la cual
se certifique de manera clara que los libros Contables se encuentran al día
conforme a lo estipulado en el Código de Normas y Procedimientos Tributario
(los registros contables no pueden tener un atraso mayor a los 6 meses, por
lo que se debe indicar en la certificación a que fecha se encuentra al
día). En el caso de que los libros contables no se encuentren al día,
deberá aportarse una declaración jurada (la cual puede ser en papel
sencillo) por parte del presidente y tesorero indicando los motivos por los
cuales los registros contables no se encuentran al día. Esta declaración
debe venir autenticada por abogado o por notario público (en caso del
notario las firmas deben autenticarse conforme al artículo 111 del Código
Notarial) Aportar el pago de los timbres correspondientes para la
legalización de los nuevos libros.
5.
Aportar
nuevo libro conforme a los requisitos del Artículo 21 del Reglamento a la
Ley de Asociaciones.
6.
Aportar
los timbres correspondientes a la solicitud.
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Legalización de libros en
casos de representación vencida. Artículo 25 del Reglamento a la Ley de
Asociaciones.
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En
los casos de las asociaciones inscritas y que no cuenten con libros
legalizados o bien los mismo se encuentran concluidos, extraviados o fueron
sustraídos y su personería se encuentre vencida, podrán solicitar la
legalización dentro del año siguiente del vencimiento. La solicitud deberá
contener, además de los requisitos generales, los siguientes requisitos:
1.
Deberá
realizar la solicitud el presidente, Secretario y el Fiscal, de la
asociación o al menos dos de ellos cuyo nombramiento se encuentre inscrito
en el Registro Nacional, en dicha solicitud únicamente puede solicitar el
libro de Actas de Asamblea General, la firma de estos debe ser autenticadas
por Abogado o por Notario Público, en el caso de la autenticación notario
debe cumplir con lo estipulado en el Artículo 111 del Código Notarial. En
el caso de que las personas solicitantes se presenten a ventanilla con la
solicitud las firmas pueden ser cotejadas por el funcionario en ventana.
2.
Aportar
los timbres correspondientes a la solicitud.
3.
Aportar
los libros cumpliendo los requisitos el Artículo 21 del Reglamento a la Ley
de Asociaciones.
4.
Cumplir
con los requisitos correspondientes según el motivo de la legalización
(conclusión, extravió, deterioro, primera vez)
5.
En
la aplicación del Artículo 25 del reglamento cita, únicamente se legalizará
el libro de actas de asamblea general.
6.
Una
vez legalizado el libro de actas de asamblea general de la Asociación podrá
ser retirado únicamente por el secretario.
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Derechos y/o Timbres
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Registro Nacional: 2.000 colones.
Timbre Fiscal: 15 colones por cada libro.
Tambre Colegio De Abogados: 275 colones
cuando exista autenticación de firma por abogado.
Timbre Fiscal de 125 colones. (adicionales a los
timbres del Colegio de Abogados cuando la autenticación de firma sea por
Notario público.)
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